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La Factura Electrónica, al igual que la física, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. Este servicio es un paso fundamental hacia la formalización empresarial y el crecimiento económico del país.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pyme. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pyme el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.

Camino hacia una nueva facturación

La transición de la factura física a la Factura Electrónica en Colombia ya es un hecho, se estima que para el 1 de enero de 2019, por resolución de la DIAN, todas las empresas deberán facturar por este medio. En una primera lectura esto puede representar un dolor de cabeza para las organizaciones por lo engorroso de los trámites, sobre todo para las pequeñas empresas que tal vez no cuenten con la infraestructura suficiente para la capacitación del personal. Pero en realidad, es un verdadero reto que supone adaptarse a las nuevas tecnologías y que será muy beneficioso para la empresa siempre y cuando la implementación del proceso sea asesorada por un proveedor tecnológico experto. “Nuestra empresa presta el acompañamiento ideal para todas compañías que quieran ahorrar la curva de aprendizaje y requieran capacitar a su personal en el tema”, explica José Prado, director global de Mercadeo de Carvajal Tecnología y Servicios.

Antes de conocer de mano de expertos cuales son los retos a los que tu empresa podría enfrentarse en este proceso de implementación y cómo superarlos, te invitamos a que conozcas los conceptos básicos con los que es necesario familiarizarse antes de adentrarse en este mundo de la facturación electrónica.

¿Qué es la Factura Electrónica?
  • La Factura Electrónica, al igual que la física, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que debe cumplir con las características y condiciones de expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

    Beneficios de implementar la factura electrónica en Colombia
  • ¿Cuáles son los beneficios de implementar la Factura Electrónica para las empresas?

    Existen múltiples beneficios:

    • El tiempo de entrega de una factura pasa de días a minutos.
    • Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.
    • Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura hasta de 3 días.
    • Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.
    • Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85%.

    Retos de la implementación
  • ¿Cuáles son los retos de la implementación de facturación electrónica para las pequeñas empresas?

    Según el experto Julián Soto, gerente global de estrategia de E-business en Carvajal Tecnología y Servicios, existen cinco retos principales que las organizaciones de este tipo deben tener en cuenta:

    RETO # 1: Cumplir con la Reforma Tributaria ¿Cómo superar este reto?

    • Revisar si tu compañía es responsable de IVA; de ser así, aunque emita pocas facturas, para enero del 2019 debe emitirlas electrónicamente.
    • Acabar con el mito de que la facturación electrónica es un asunto de grandes empresas. De hecho, según la revista Dinero (2015), las pymes representan el 99,9% del total de las empresas en Colombia por eso son un objetivo de facturación importante para la Dian y seguramente las considerarán como elegibles a empezar a implementar facturación electrónica.

    RETO #2: Lograr la implementación de la factura electrónica en doble vía (emitir y recibir) ¿Cómo superar este reto?

    • El responsable de cuentas por pagar y cobrar debe identificar dentro de los procesos de facturación establecidos por la compañía, cuáles podrían ser traumáticos en la emisión y recepción de facturas y trabajar en estos.
    • Capacitar al área de cuentas para ambos roles: emisor y receptor, a través de líderes del área de tecnología que apoyen los procesos de estructuración del proyecto con el fin de superar este reto.

    RETO #3: Cambiar métodos imprácticos de facturación

    Al ser pequeña empresa, puede tener un sistema contable que posiblemente no esté adaptado para generar facturas electrónicas, incluso en muchos casos este tipo de empresas aún facturan con formatos manuscritos.

    ¿Cómo superar este reto?

    • Elegir cómo va a emitir facturas electrónicas, si es un software o un proveedor tecnológico el que le ayudará a implementar el proceso.

    RETO #4: Elegir un proveedor tecnológico acorde con sus necesidades ¿Cómo superar este reto?

    • Elegir un proveedor que ofrezca la mejor opción de facturación electrónica a menor costo y con posibilidad de entrega de facturas a clientes grandes, adicionalmente que ofrezca una solución fácil de entender de manera que no necesite acudir a mesas de ayuda.
       

    ¿Cómo superar este reto?

    • Lograr capitalizar beneficios adaptándose a procesos automáticos de facturación, con la garantía de cero error, emitiendo sus facturas en menos tiempo y a menor costo, evitando devoluciones y demoras en los pagos.

    RETO #5: Elegir un proveedor tecnológico acorde con sus necesidades ¿Cómo superar este reto?

    • Elegir un proveedor que ofrezca la mejor opción de facturación electrónica a menor costo y con posibilidad de entrega de facturas a clientes grandes, adicionalmente que ofrezca una solución fácil de entender de manera que no necesite acudir a mesas de ayuda.

     

    Ventajas de la Facturación Electrónica

    Este servicio no solo permite a pequeñas, medianas y grandes empresas cumplir con las exigencias normativas requeridas, sino que les garantiza altos estándares de seguridad en la información.

    Ventajas de la facturación electrónica

    Integración de servicios
  • Se unieron la trayectoria del Banco en soluciones empresariales de financiación y la experiencia internacional de Carvajal Tecnología y Servicios en la prestación de servicios de factura electrónica.

    La iniciativa permite integrar el cash management y factoring con la facturación electrónica para mejorar los procesos de conciliación de facturas y procesos de financiación.

    De acuerdo con Juan Esteban Estrada, Gerente de Administración de Alianzas de Bancolombia, “ahora las empresas podrán cumplir con los requerimientos de factura electrónica, lo que les permitirá automatizar procesos de cuentas por cobrar y por pagar. Este avance optimiza el ciclo de ingresos y egresos, lo que les ahorra tiempo y costos a las compañías e incrementa el control sobre sus operaciones”.

    Te invitamos a conocer más de este servicio.

    La Factura Electrónica le permite a las pequeñas, medianas y grandes empresas cumplir con las exigencias normativas requeridas, además les garantiza altos estándares de seguridad en la información. Se estima que para el 1 de enero de 2019, por resolución de la DIAN, todas las empresas deberán facturar por este medio.

    Ponte al día en la regulación

    Desde el 1 de agosto de 2016, las personas naturales y jurídicas pueden solicitar la numeración de facturación a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Dian sin necesidad de desplazarse hasta un punto de atención. Esta herramienta también permite solicitar la habilitación e inhabilitación de la numeración y envía recordatorios vía email sobre los vencimientos. Consulta sobre este servicio.

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