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Las dinámicas comerciales exigen cada vez más, contar con portafolios de productos y servicios que no solamente respondan a las necesidades de los consumidores, sino que además incorporen una propuesta de valor diferencial, donde la simplicidad y flexibilidad de los términos de intercambio son ponderados positivamente por el mercado.

La información aquí contenida es simplemente material informativo que se pone a disposición de las pymes. Es responsabilidad exclusiva de los clientes y las pymes el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable.

Se valora la importancia que representa contar con un conjunto de prácticas de contratación adecuadas para las necesidades de cada negocio. No se trata de establecer complejos esquemas de contratación sino de construir un modelo eficiente que permita mitigar riesgos, brindar claridad a las partes y establecer condiciones de seguridad jurídica para el intercambio de bienes y servicios.

En términos generales, una buena práctica de contratación deberá tener en cuenta los diferentes ciclos de la actividad económica, incluyendo tanto el proceso de adquisición de insumos y de materia prima como el proceso de comercialización o venta final de productos y servicios.

.1 Paso 1

1. Vinculación de proveedores

Es recomendable contar con políticas que permitan adelantar un adecuado proceso de conocimiento para vinculación de proveedores. El proceso debe considerar actividades como verificación de información (experiencia, referencias comerciales, solidez financiera), origen y procedencias de fondos, entre otros asuntos.

.2 Paso 2

2. Proceso de selección de proveedores

La existencia de procedimientos para la selección objetiva de proponentes es clave, para asegurar la contratación de propuestas adecuadas a las necesidades de la empresa con transparencia en el proceso de selección. Establecer de antemano los requerimientos que se pretenden satisfacer durante el proceso, fijar variables de calificación y ponderación de las diferentes propuestas, son ejemplos de los puntos para tener en cuenta.

.3 Paso 3

3. Vinculación de clientes

Como parte de los procesos de contratación se recomienda contar con un proceso adecuado de vinculación de clientes o usuarios que permita a la empresa adelantar su debido conocimiento y obtener, en caso de ser necesario, las autorizaciones de cada cliente para el tratamiento de datos personales.

.4 Paso 2

4. Documentación de los términos y condiciones de la transacción

Adoptar la cultura de documentar los términos y condiciones aplicables a los servicios que se adquieren u ofrecen, contribuye positivamente a dar claridad a las partes con relación a los derechos, obligaciones y términos que regirán la transacción. En caso de disputa, los términos y condiciones pactados serán el medio de prueba para resolver las diferencias que surjan y la forma de resolverlas.

.5 Paso 3

5. Contenido de los términos y condiciones

Es igualmente recomendable verificar la necesidad de incorporar previsiones en materia de: confidencialidad de la información, habeas data, garantías del bien o servicio, propiedad intelectual, duración, causales de terminación, auditoría, responsabilidad e indemnidad, procedimiento de solución de controversias y en caso de que se requiera anexar los documentos técnicos que se estimen convenientes para complementar los términos y condiciones.

En términos generales, una buena práctica de contratación deberá tener en cuenta los diferentes ciclos de la actividad económica, incluyendo tanto el proceso de adquisición de insumos y de materia prima como el proceso de comercialización o venta final de productos y servicios.

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